Haga algunas pruebas primero: usted ahora está diseñando el formato visual de su
documento: pruebe los tipos de fuentes, el tamaño, el espaciado, el sangrado. Tome nota de
sus escogencias. Cuando haya encontrado una buena combinación de estilos visuales,
proceda a crear la plantilla en Microsoft Word.
 
1 Abra un nuevo documento.
 
2 Escriba el nombre de la organización y aplique el estilo Título predefinido 1 
 
3 Mantenga el cursor en el título y vaya a Formato>Estilos
 
4 Encabezado 1 se resalta en la columna de Estilos. Haga clic en Nuevo... para crear un
nuevo estilo con base en Encabezado 1.



5 En la caja de diálogo Nuevo Estilo, nombre su nuevo estilo, por ejemplo: Título del
Informe de la Reunión. Verifique que se basa en Encabezado 1, esto mantendrá su
estilo al nivel 1 de la estructura del documento.



6 Haga clic en el botón Formato: aquí se puede configurar la fuente, párrafo y más
opciones del formato para su estilo Título del Informe de la Reunión.


 
7 Marque el cajón Agregar a la plantilla: su nuevo estilo se guardará permanentemente
con la plantilla que está creando. 
 
8 Repita la secuencia de pasos para cada elemento de la estructura que necesita crear
los estilos. 
En un caso de informe de la reunión, también se puede crear un Subtítulo de Informe
de la Reunión, un título Sección del Informe de la Reunión, un estilo de Párrafo.
Recuerde basar sus nuevos estilos en los estilos predefinidos de Word.
 
Prepare su plantilla para la conversión
El código de procesamiento incorporado en los documentos de Microsoft Word sólo lo
pueden entender Word y la familia de aplicaciones de MS. Esto puede crear problemas
cuando se convierte un documento al HTML escogiendo el método Guardar como
página Web dentro de Word.
Para mantener la mayoría del formato original, hay algunas cosas sobre el uso de
Word para la conversión en los formatos de marcado que se deben tener presentes al
diseñar su plantilla del documento:
•  Nunca use el espaciador para alinear el texto en las columnas.
•  Nunca use tipos de fuentes exóticas. 
•  Nunca use los tabuladores: use tablas sin bordes para alinear las filas y columnas
de datos. 
•  No se preocupe por el formato de la imagen. Procese las imágenes en un software
especializado de edición de imágenes. El texto que envuelve las imágenes se
pierde en la conversión. 
•  Almacene siempre los archivos de la imagen fuente. En HTML y XML, las
imágenes necesitan ser referenciadas como fuentes externas, entoces empiece a
crear su documento. 
Use la sección de Ayuda de su versión Word para aprender más sobre lo que pasa
cuando se guarda un documento de Word como una página Web. Guarde su
plantilla
Cuando finalice, usted necesita guardar su plantilla: 

1 Vaya a Archivo>Guardar como... y seleccione Guardar Como Tipo: Plantilla de
documento (.dot). Esto adjuntará la extensión .dot a su plantilla.
 
2 Cuidadosamente escoja la carpeta donde se necesita guardar su plantilla. 
Se podría querer salvarla en la propia carpeta de Plantillas de Microsoft Word
(normalmente en Programa archivos>Microsoft Office>Plantillas. Verifique
cuidadosamente, ya que la ubicación de la carpeta Microsoft Office cambia con su
configuración del sistema). Escoja una carpeta de categoría (por ejemplo: Informes) y
guarde su plantilla. Haciendo esto, su plantilla personalizada se mostrará con las
plantillas de Microsoft Word cuando se seleccione Nuevo... del menú Archivo.
 


Mantenga su plantilla en buen estado
Si se necesita copiar texto de otro documento y pegarlo en su documento basado en la
plantilla:
•  Escoja Pegar Especial...> Texto sin formato del menú Editar. Aplique los estilos
que son apropiados a su documento; esto prevendrá que su documento se "ensucie"
con estilos no deseados. 
•  Incluya la información Cómo usar esta plantilla en su plantilla que explica qué
estilos aplicar a qué fragmentos de contenidos.  



•  Sea consciente que no se puede liberar de los estilos predefinidos de MS Word
(por ejemplo: Encabezado 1, Normal, etc.). Si necesita insertar sólo una tabla de
contenidos con base en sus propios estilos definidos, tendrá que escoger qué
estilos incluir en Insertar>Indice y Tablas... Vaya a la pestaña Tabla de Contenidos
y haga clic en Opciones... Aquí se puede seleccionar qué estilos disponibles se
tienen que incluir en la Tabla de Contenidos y a qué nivel. Simplemente seleccione
y borre los números de nivel que usted no quiere que aparezcan en su tabla. 



Haciendo que los documentos cumplan con las plantillas
Una plantilla de documento con una guía práctica de cómo usarla dispone la fase para
un manejo acertado del texto e imágenes durante la fase de autoría y para la
conversión subsiguiente y el almacenamiento. Sin embargo, todavía se podría recibir
un documento desde un colaborador externo que se base en una diferente o incluso en
ninguna plantilla. ¿Qué se puede hacer? 
Si tiene estilos inconsistentes o ninguno, aplique los estilos de plantilla manualmente a
los niveles principales (por ejemplo: encabezados, párrafos). Esto realmente depende
de qué tan formalmente estilizado se requieren que estén sus documentos iniciales. 
Si es con base en una plantilla diferente que ha sido aplicada consistentemente, se
pueden buscar y reemplazar los estilos.


 
Siempre asegúrese que tiene los archivos fuente de imágenes e ilustraciones,
especialmente si el documento se piensa imprimir con alta calidad.